第一章 总 则
第一条 为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》(中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日印发)和《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)，结合学校实际，制定本办法。
第二条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。实行统一领导、分级管理。
第三条 党政办公室主管学校的公文处理工作，并负责指导全校各院系、部门的公文处理工作。
第二章 公文种类
第四条 学校使用的公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级部门或单位的请示事项。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第五条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第六条 公文的格式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第四章 行文规则
第七条 学校在职权范围内，可对上级、下级、平级和不相隶属机关行文;学校内设机构除校务部外不得对外正式行文。
第八条 同级机关(单位)之间可以联合行文，但须明确主办部门。
第九条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
第十条 校内各部门向学校党政报送的“请示”“报告”等公文，应当通过校务部分别送学校党政领导审批；除学校党政领导直接交办的事项外，不得以部门名义直接向学校领导个人报送“请示”“报告”等公文。无论对上对下，一般不得越级行文。
第五章 公文拟制
第十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十二条 公文起草应当做到：
（一）符合党的路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现学校意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）分析问题实事求是，深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范，行文合规。
（五）公文所针对的事项涉及多个职能部门时，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（六）学校领导应当主持或指导分管范围重要公文的起草工作。
第十三条 公文文稿签发前，应当由学校（党政）办公室进行审核，核稿的重点是：
（一）行文理由是否充分，依据是否准确。
（二）内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规；是否符合《重庆现代制造职业学院章程》；是否完整准确体现学校意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。
（三）涉及其他职能部门的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范，行文是否合规。
第十四条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需做进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
第十五条 公文应当经学校相关负责人审批签发。
第六章 公文办理
第十六条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第十七条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。直接发至各部门的公文及开会带回的公文均须交机要室收文。
（二）登记。在《收文登记簿》上对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见后报学校分管领导批示，根据领导批示交有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。催办工作由机要秘书负责。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位并根据需要告知相关单位。
第十八条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经学校领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。机要秘书对领导签批的公文进行复核后确定发文字号、分送范围和印制份数，在《发文登记簿》上进行详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。公文印制人员如对文稿有疑问，应与经办人或核稿人联系，不得随意处理。
（四）核发。公文印制完毕后应当对文字、格式和印刷质量进行检查，检查无误后加盖印章，并按规定装订后进行分发。
第十九条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十条 学校收到的公文，承办部门按要求办理完毕后，应将文件及其办理情况材料一并交回机要室归档。学校发出的公文，办理部门应将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，及时交机要室归档。
第七章 公文管理
第二十一条 公文办理完毕后，应按照《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将公文有关材料整理立卷、归档。学校层面的公文资料的整理、分类、立卷、归档工作由办公室专职人员负责。
第二十二条 公文立卷应根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整的反映主要工作情况，以便于查找和利用。
第二十三条 文件材料应当根据保管期限，定期向档案室移交，重要合同、文件随办随归。凡是学校工作活动中形成的具体保存价值的材料都必须立卷归档，任何部门和个人不得保存应当归档的公文、文稿等材料。公文存档后，如需查找或借阅有关公文资料，应当到校档案室办理相关手续。
第二十四条 不具备归档和存查价值的公文，经相关领导批准后可销毁。销毁秘密文件，应当根据保密规定进行登记，有专门监督，保证不丢失、不漏销。
第二十五条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经相关领导批准，可翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第八章 附 则
第二十六条 本办法由学校党政办公室负责解释。
第二十七条 本办法经校长办公会议审议通过后自印发之日起执行。